El depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es algo obligatorio para las empresas. Hasta ahora, aquellas que no lo hacían simplemente veían cerrada su sociedad. Pero recientemente se ha empezado a poner sanciones para aquellas empresas que no presentan sus cuentas en el plazo correspondiente.
Y ese período se acerca. Para aquellas sociedades que cierran el ejercicio el 31 de diciembre, que son la gran mayoría, el plazo para aprobar las cuentas en la Junta General de Socios es hasta el 30 de junio y un mes después, hasta el 30 de julio, para presentarlas en el Registro Mercantil.
Por eso, para no enfrentarte a las sanciones correspondientes, si eres el administrador o formas parte de ese órgano de la empresa, debes convocar la Junta antes del 30 de junio de la forma que marquen los estatutos.
Cómo depositar las cuentas anuales
Los documentos de la empresa que se tienen que presentar en el Registro Mercantil son los siguientes:
- La instancia de presentación de las cuentas firmada por el solicitante.
- La hoja de datos generales de identificación.
- El informe de participaciones propias.
- El informe medioambiental.
- Las cuentas anuales, que constan de: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria.
- El certificado de la aprobación de las cuentas que ha de estar firmado por los administradores.
En el caso de que también tenga que presentar un informe de Auditorías, se deberá incluir también:
- El informe de Auditorías.
- El informe de gestión.
- Estado de Flujos de Efectivo.
Dependiendo del tipo de empresa (total de activo, número de empleados o el importe neto de la cifra de negocios) cada una tendrá que presentar un modelo diferente. El Ministerio de Justicia establece cuáles son estos modelos y las plantillas editables.
Soportes para el registro de las cuentas
Para registrar las cuentas anuales de la sociedad, existen tres formas de hacerlo:
- En papel. Donde se entregarán todos los documentos debidamente firmados y cumplimentados en una carpeta.
- En CD/DVD. Se utiliza el programa D2 y los documentos deben estar en una carpeta digital con los archivos comprimidos en zip. Asimismo, habrá de constar el certificado de la huella digital firmado.
- A través de un envío telemático. Igualmente, hace falta el programa D2. Con él se cumplimenta el depósito digital bien cumplimentando los datos directamente o importando los datos ingresados en un programa contable. Después una vez comprobado que no hay errores, se procede a generar el depósito y la huella digital.
A continuación, se remite el depósito al Registro Mercantil. Para ello, acudimos a la web del colegio de registradores y pinchamos en ‘presentación telemática de documentos’.
También se puede presentar telemáticamente de forma mixta. Para ello, se genera el depósito y la huella digital, y el Certificado de la aprobación de cuentas se entrega al Registro Mercantil, bien en persona o por correo certificado.
Sanciones y consecuencias de no presentar las cuentas anuales
Si una sociedad no deposita de esta manera las cuentas anuales, se enfrenta a una serie de consecuencias y sanciones económicas:
- En primer lugar, se le impondrá una sanción que va desde los 1.200 hasta los 60.000 euros dependiendo del volumen de la empresa. En el caso de que tenga una facturación anual superior a los 6.000.000 euros, cada año de retraso en el depósito de las cuentas puede suponer hasta 300.000 euros.
Se prohibirá que las sociedades puedan inscribir en el Registro Mercantil cualquier documento mientras continúe el incumplimiento. Aunque sí que se permitirá que se inscriban: un cambio de poderes, la disolución de la sociedad, el nombramiento de liquidadores o el cese del administrador.
- El cierre del Registro Mercantil provocará que posibles inversores no puedan conocer la situación financiera de la empresa, por lo que esta puede empeorar.
- El administrador será quien tenga la responsabilidad de responder frente a la sociedad, a los socios y a los acreedores, puesto que no ha cumplido su cargo y ha generado posibles daños y prejuicios a la empresa y al resto de sus integrantes.
- Igualmente, el no depositar las cuentas anuales puede ser considerado una de las causas para atribuir un concurso de acreedores como culpable. De este modo, el administrador asumirá las deudas en el caso de que la empresa sea insolvente.
- También en el caso de los administradores no actúen diligentemente perderán la responsabilidad limitada y tendrán que responder con su propio patrimonio por las deudas de la empresa.
En resumen, es necesario depositar las cuentas anuales en el plazo establecido para evitar estas sanciones perjudiciales para la sociedad. En AIDE Abogados estamos a tu disposición en Burgos para ayudarte a resolver esta situación si lo necesitas.
