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El Compliance Officer: protege a tu empresa del delito

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Las personas responsables de un negocio o, incluso los mismos trabajadores, pueden incurrir en un delito dentro de la propia empresa. Para que estas infracciones no repercutan en la compañía, el 1 de julio de 2015 se hizo una reforma en el Código Penal en la que se establece que las empresas pueden eximir su responsabilidad ante esa infracción si cuentan con un Plan de Prevención de Delitos.

Pero para que ese Plan surta efecto, es necesaria la figura del Compliance Officer, u Oficial de Cumplimiento, que vele por la ejecución de las medidas ahí expuestas.

 

Quién es el Compliance Officer

La figura del Oficial o Responsable de Cumplimiento en las empresas no viene definida expresamente en la ley, pero sí que establece la obligación de contar con una persona que vigile las medidas adoptadas en el Programa de Cumplimiento Penal para poder acogerse a la exoneración de la responsabilidad delictiva. No es obligatorio contar con esta figura para las empresas, pero sí que lo es si se quiere eludir la infracción cometida por alguien perteneciente a la compañía.

De esta manera, el Compliance Officer puede ser:

  • Una persona del órgano de administración de la empresa, cuando esta sea una persona jurídica de pequeñas dimensiones y, dadas sus características, presente un balance de pérdidas y ganancias abreviadas.
  • Una persona u órgano colegiado interno o externo a la empresa, para el resto de las compañías.

Así, puede tratarse tanto de una única persona acompañada de asesores especialistas diferentes campos, como de un conjunto de personas especialistas que tomen las decisiones por igual. Igualmente, este cargo puede sustentarlo una persona perteneciente a la compañía, o externalizarlo a empresas expertas que prestan sus servicios de Compliance Officer, como es el caso de AIDE Abogados en Burgos.

 

Las responsabilidades del Compliance Officer

El oficial de cumplimiento debe cumplir las siguientes funciones:

  1. Estudiar y comprender los procesos de la empresa para poder desarrollar los procedimientos preventivos adecuados acorde a las necesidades y al funcionamiento de la empresa.
  2. Identificar las obligaciones del negocio tanto en materia legal, como ética, social, económica, etc. De esta manera la aplicación del Plan será mucho más sencilla.
  1. compliance officerIdentificar los posibles riesgos en materia delictiva de la compañía tanto interna como externamente (a partir de proveedores o distribuidores), y diseñar un plan de acción para proteger a la empresa de estas posibles infracciones.
  1. Establecer mecanismos de supervisión para garantizar el cumplimiento del marco normativo por parte de todos los componentes de la empresa. Además, también debe implementar las medidas necesarias para conocer las incidencias.
  1. Divulgar entre los empleados y las personas con mayores responsabilidades dentro de la empresa, los programas normativos de cumplimiento a los que estará sujeto el personal y entrenarlos para no incurrir en acciones delictivas involuntarias.
  1. Asesorar a los empleados y al resto de integrantes de la empresa todo lo relativo a la materia y al funcionamiento del Compliance Penal.
  1. Verificar periódicamente el modelo y realizar las modificaciones oportunas cuando se realicen cambios en la organización de la empresa o se hayan manifestado conductas delictivas.
  1. Por último y como objetivo principal, promover una actitud ética que termine con la consecución de buenas prácticas entre los empleados.

 

Por qué contar con un Compliance Officer y con un Programa de Cumplimiento Penal

Las ventajas de contar con un Plan de Prevención de Delitos o Compliance Penal, y de la figura de un Compliance Officer son amplias:

  • Se trata de la única manera de evitar que la empresa pueda ser condenada por los delitos cometidos en el seno de la misma por trabajadores o cargos administrativos.
  • Permite que la empresa mantenga una buena actitud empresarial, garantizando su continuidad en el tiempo y su sostenibilidad de manera que se muestre como una mejora en la compañía.
  • Mejora la gestión empresarial a través de la adopción de seguros de responsabilidad, tanto para la empresa como para los directivos. Además, también mejora la rentabilidad y las relaciones que existen entre los componentes de la empresa, creando un clima mucho más confortable y agradable en el trabajo.
  • Por su parte, el Compliance Officer aporta transparencia a la compañía, ya que, gracias a la adopción de planes de buenas prácticas empresariales, se crea una buena imagen dela misma, favorable a la hora de conseguir financiación o contratación pública.

Compliance Officer

En definitiva, la figura del Oficial de Cumplimiento es muy recomendable para cualquier empresa. En AIDE Abogados somos un equipo conformado por profesionales en el mundo de la prevención de riesgos penales. Le podemos asesorar a la hora de crear un Compliance Penal, formar a los componentes de la empresa para que conozcan la aplicación de este Plan, e incluso, ser su Compliance Officer en Burgos.

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El Plan de Prevención de Delitos: qué es y para qué sirve

Plan de Prevención de Delitos

Un delito cometido en el seno de una empresa por uno de sus trabajadores, puede acabar en una imputación a la propia entidad como persona jurídica. Revelación de secretos de la compañía, delitos medioambientales o corrupción son algunas de las muchas infracciones que pueden perjudicar a las sociedades.

En este sentido, el Código Penal establece que la responsabilidad penal de una empresa puede atenuarse si se establece un Plan de Prevención de Delitos. De no ser así, pueden recaerle sanciones como:

    • El cierre del local.
    • La disolución de la empresa.
    • Multas económicas.
    • Suspensión de las actividades económicas.
    • No poder optar a subvenciones.

 

Qué es el Plan de Prevención de Delitos

Entonces, ¿en qué consiste un Plan de Prevención de Delitos penales para las empresas? Desde AIDE Abogados te lo contamos.

Se trata de un programa que debe incluir medidas de vigilancia y control idóneas para prevenir delitos o para reducir, de forma significativa, el riesgo de su comisión en el seno de la empresa. A través de la figura del Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer) se velará por el cumplimiento de este plan. El principal objetivo es tratar de implementar una actitud ética que culmine con el desarrollo de buenas prácticas por parte de los integrantes de la empresa.

De esta forma, en el caso de vernos implicados en una acción en contra de la legalidad realizada por un empleado, el juez examinará este plan y su cumplimiento y, si está bien diseñado, es muy probable que la investigación judicial excluya a nuestra empresa. Si por el contrario carecemos de este plan y de la figura del Compliance Officer, seguramente el proceso de investigación se centre en nuestra empresa y tendremos que demostrar que no estamos implicados, con la incidencia negativa que ello conlleva.

Plan de Prevención de Delitos

Para que este plan sea efectivo a ojos de la justicia, es importante que esté diseñado de forma específica para nuestra compañía y que existan muestras de su factibilidad y de su implementación en los departamentos de la misma.

 

¿Quién debe implementar el Plan de Prevención Penal?

Si bien es cierto que la ley no especifica ninguna característica de las empresas que deben incorporar este plan, lo más lógico es que lo hagan todas aquellas que cuentan con trabajadores y con ocupación económica en activo.

Plan de Prevención de DelitosSi lo pensamos, cualquier empleado con el simple acceso a internet, puede incurrir en un delito digital: piratería, suplantación de personalidad, amenazas en redes sociales, descarga de pornografía infantil,… y esto puede hacerse tanto consciente como inconscientemente: la red está plagada de contenido inseguro.

Igualmente, el manejo de las bases de datos o de las cuentas de la empresa, puede hacerse de forma indebida, si se publican datos privados o se desvían fondos a una entidad ilegítima.

Estos son solo unos pocos ejemplos de conductas infractoras en el seno de una empresa, pero existen muchos más. La cuestión es que cuantos más empleados tenga la compañía, más recomendable es considerar la implantación de un Plan de Prevención de Delitos y de un Oficial de Cumplimiento que vele por su consecución, para que nuestra empresa no se vea salpicada por la ilegalidad.

 

Cómo hacer un Plan de Prevención de Delitos

Para que este manual esté lo más completo y sea lo más eficaz posible dentro de nuestra empresa, debe contener estos seis requisitos que se establecen en el Código Penal:

  1. La creación de un mapa de riesgos

Se trata de identificar los riesgos penales que pueden afectar a la compañía, dividiéndoles en riesgos derivados de la propia actividad del negocio y riesgos comunes a todas las empresas. Después de ello, se creará el mapa jerarquizando cuáles son los riesgos más elevados y los menores.

  1. El establecimiento de los procedimientos de actuación

En este apartado, se trata de establecer las políticas y los procedimientos de actuación que permitan adoptar las prácticas éticas por parte de los miembros de la entidad, para evitar incurrir en delitos. Así, se especificará cómo se toman las decisiones y cómo se ejecutan.

  1. El modelo para gestión de los recursos financieros

Después de adoptar los procedimientos de actuación, hay que elaborar diferentes modelos para gestionar los recursos financieros, de manera que impidan la incursión de ningún delito.

Plan de Prevención de Delitos

  1. El establecimiento de canales de denuncia

Se trata de diseñar e implementar unos canales de denuncia adecuados, para que se pueda informar de los posibles riesgos de delito al órgano que ha sido designado para esta tarea.

  1. La instauración de un sistema sancionador

A continuación, hay que establecer un sistema sancionador para que castigue de manera oportuna el incumplimiento de las medidas que hayamos decretado en el Plan de Prevención de Delitos.

  1. La revisión periódica del modelo

Con el paso del tiempo, es importante revisar el modelo e incorporarle los cambios que sean oportunos al mismo tiempo que se producen cambios en la empresa.

 

En AIDE Abogados somos miembros de la asociación de profesionales de cumplimiento normativo (CUMPLEN) y todos tenemos titulación y experiencia para dotar a tu empresa de un Plan de Prevención de Delitos y de la figura del Oficial de Cumplimiento, para que vigile la ejecución de este programa en Burgos.